Monday, June 15, 2015

Notulensi Workshop Service Excellence 2015


08.50 WIB Pembukaan :
Sambutan Ketua Panitia, Siti Maryam, M.hum

Pelayanan prima dituntut dan harus dilaksanakan oleh sebuah lembaga.  Apalagi perpustakaan yang tugas hariannya adalah melayani masyarakat umum. Perpustakaan  di lingkungan UIN Jakarta harus memberikan pelayanan prima. Kinerja layanan di Perpustakaan dapat dinilai dengan Indeks Kepuasan Utama. Kepuasan dapat dicapai jika kita memberikan pelayanan terbaik. Perpustakaan harus terus meningkatkan pelayanan. Jika dahulu hanya pelayanan hanya berorientasi pada user, maka saat ini pelayanan berorientasi pada satisfaction user (harapan pemustaka).
Peserta workshop service excellence terdiri dari kepala perpustakaan, pustakawan, administrasi, dan petugas kebersihan. Acara akan dilaksanakan selama satu hari. Panitia mohon maaf atas kekuarangan selama acara berlangsung.

Sambutan Kepala Pusat Perpustakaan UIN Jakarta, Amrullah Hasbana, S.S., MA

Apapun service yang kita lakukan tujuannya adalah user satisfaction. Service excellence atau layanan prima merupakan layanan yang cepat, baik dan  berkualitas. Layanan prima sudah ada sejak 14 Abad yang lalu dengan istilah ihsan.
Kita harus berbuat adil dan ihsan, sesuai dengan firman Allah “Sesungguhnya Allah menyuruh (kamu) berlaku adil dan berbuat kebajikan, memberi kepada kaum kerabat, dan Allah melarang dari perbuatan keji, kemungkaran dan permusuhan. Dia memberi pengajaran kepadamu agar kamu dapat mengambil pelajaran.” (An-Nahl : 90). Adil itu memberikan sesuatu pada tempatnya. Ihsan tidak hanya mu’amalah pada Allah, tetapi juga terhadap sesama manusia.
Dalam konteks hubungan dengan Allah, maka pastikan bahwa kita melihat Allah atau Allah melihat kita, sehingga ibadah kita adalah ibadah yang terbaik dan berkualitas. Kedudukan ihsan lebih tinggi dari adil. Maka ketika bekerja harus ada hiasannya, berkualitas, juga ada seninya. Banyak dalil yang berbicara mengenai ihsan baik dalam hadits maupun dalam al-Qur’an. “Sesungguhnya Allah mewajibkan berlaku ihsan dalam segala hal. “ (Shahih, HR Muslim). “…wabil walidaini ihsana….” yang artinya “…berbuat baiklah terhadap kedua orang ibu bapak...”(Al-An'am 151).
Jangan sampai aktivitas dan pelayanan kita masih dalam level poor, contohnya datang pukul 08.00 WIB dan pulang pukul 16.00 WIB (sesuai aturan jam kerja), melayani tanpa senyum, memberikan layanan yang buruk, tidak tersenyum, tidak menjawab pertanyaan pemustaka, tidak mencarikan koleksi yang dibutuhkan pemustaka. Seharusnya aktivitas dan pelayanan kita ditingkatkan ke level average, good, very good, bahkan excellent service. Slogan yang ada seharusnya dapat diterapkan. Apalagi Perpustakaan sudah mendapatkan SMM ISO 9001:2008.
Workshop service excellence sudah beberapa kali kita laksanakan. Workshop saat ini adalah dalam rangka refreshment. Peserta workshop tidak hanya pegawai yang berhubungan langsung dengan pemustaka tetapi juga ada peserta yang tidak berhadapan langsung dengan pemustaka seperti bagian administrasi, keuangan, kebersihan. Momentum workshop saat ini harus kita manfaatkan.

Do’a Memohon Kelancaran Acara oleh Yordanissalam, Lc
Materi 1
Pelayanan Publik : dalam Reformasi Birokrasi untuk Pendidikan
oleh  B.S.Wibowo, SKM. MARS.MM. CPHR

# Ada Sembilan Happiness di dunia, antara lain 1. Pendidikan 2. waktu luang 3. Kesehatan, 4. Hidup layak (sandang, pangan papan), 5. Pemerintah 6. Lingkungan 7. Budaya 8. Pemerintahan, 9. Kehidupan sosial 
# Surat dari tahun 2070 membahas mengenai kehidupan sulit dalam menghadapi lingkungan yang sudah rusak.
# Dalam pengembangan SDM, maka diperluan pendidikan, pelatihan, buku, arsip, sejarah. Perpustakaan perlu memberikan kenyamanan supaya pemustaka tidak membawa bukunya tanpa seijin petugas perpustakaan, menghemat air, listrik, dan perlengkapan ATK.
# Dalam kompetensi dunia, maka dibutuhkan hal-hal berikut, antara lain: 1. mencapai tujuan, 2.ukuran waktu 3. Hasil terbaik 4. Kemanfaatan.
# Agar dapat tercapai tujuan utama dalam meningkatkan pelayanan publik maka diperlukan undang-undang dan penegakkan hukum.
# Indonesia diprediksi akan mendapat bonus di tahun 2020-2030. Bonus tersebut adalah Bonus Demografi, dimana penduduk dengan umur produktif sangat besar sementara usia muda semakin kecil dan usia lanjut belum banyak.
# Perpustakaan merupakan wujud dari knowledge management. SDM adalah pelaku intelektualnya.
# Reformasi merupakan transparansi akuntabilitas.
# Zaman dahulu terjadi pemutusan knowledge management.
# Perpustakaan UIN Jakarta yang berada dibawah Kementerian Agama RI perlu menerapkan nilai Kementerian Agama RI, antara lain Integritas, professional, inovasi, tanggung jawab, dan keteladanan.

Pertanyaan (Lolitasari, M.Hum) :
1.    Diantara beberapa perpustakaan yang pernah dikunjungi oleh narasumber, perpustakaan manakah yang merupakan perpustakaan terbaik?
2.    Apakah kriteria Perpustakaan yang termasuk dalam perpustakaan terbaik?

Jawaban oleh B.S.Wibowo, SKM. MARS.MM. CPHR
Sebaiknya Perpustakaan memiliki Standard Operational Procedures (SOP) untuk setiap kegiatannya. Perpustakaan yang baik adalah jika Jumlah sumber informasinya memadai, kecepatan dalam memberikan layanan kepada pemustaka, dan aneka ragam jenis koleksi yang dapat dipinjam. Perpustakaan perlu berupaya agar koleksi yang dimiliki dapat dimanfaatkan masyarakat.

Materi 2
Membangun Spiritualitas dalam Bekerja
Oleh Agus Abdurrahman

# Bersyukurlah dengan yang apa yang telah kita miliki saat ini.
# Manusia berhubungan erat dengan Allah, Sumber Daya Manusia, dan Sumber Daya Alam 
# Dalam kehidupan, kekuatan spiritual memiliki peran yang amat penting.

Materi 3
Pelayanan Prima : Menyiapkan Pelayanan Publik yang Kompetitif
oleh  B.S.Wibowo, SKM. MARS.MM. CPHR

# Tridarma Perguruan Tinggi antara lain pendidikan, Pengabdian kepada masyarakat, dan penelitian. Ketiga hal ini sebagai jantung dalam Perguruan Tinggi.
# Perkembangan perpustakaan berjalan seiring dengan perkembangan teknologi
# Beberapa lingkungan yang mengalami perubahan antara lain : politik, ekonomi, sosial dan budaya, teknologi, lingkungan, dan hukum
# Pilihlah perubahan yang terbaik.
# Pelayanan prima adalah pelayanan yang adil dan ihsan

15.40 Penutupan
Ditutup oleh Kepala Pusat Perpustakaan UIN Jakarta, Amrullah Hasbana, S.S., MA

Peserta workshop terlihat antusias hingga akhir kegiatan workshop. Semoga workshop service excellence dapat bermanfaat bagi orang lain.

No comments:

Post a Comment

Terima Kasih. Salam Pustakawan!